Funcionários no Simples Nacional: quando a economia vira risco

Colocar os funcionários em uma empresa do Simples Nacional enquanto outra empresa do grupo concentra o faturamento e a operação pode parecer uma boa estratégia para reduzir encargos. Afinal, dependendo da atividade exercida, a contribuição previdenciária patronal já está incluída no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Mas existe uma diferença importante entre organizar legalmente um negócio e criar uma estrutura que só funciona no papel.

Quando a empresa do Simples não possui autonomia, não controla os próprios empregados e existe apenas para reduzir a carga previdenciária das demais empresas, a suposta economia pode se transformar em autuação, exclusão do regime e cobrança dos valores que deixaram de ser recolhidos.

O Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) já analisou uma estrutura desse tipo. A decisão serve de alerta para empresas que adotam planejamentos prontos, divulgados como fórmulas infalíveis para pagar menos impostos.

O que aconteceu no caso julgado pelo CARF?

No Acórdão nº 2202-010.237, o CARF analisou o caso de uma empresa optante pelo Simples Nacional que fazia parte de um grupo econômico.

Formalmente, ela possuía CNPJ próprio e estava enquadrada como empresa de pequeno porte. Na prática, porém, os elementos reunidos pela fiscalização indicavam que não havia independência real em relação às demais empresas do grupo.

Segundo o processo, existia interferência externa em diversos pontos da operação, como:

• administração da empresa;
• movimentação das contas bancárias;
• controle do faturamento e dos negócios;
• gestão da mão de obra;
• decisões operacionais e financeiras.

A empresa também dependia de recursos provenientes de outras integrantes do grupo para continuar funcionando. Além disso, foram identificados compartilhamentos de estrutura, clientes, fornecedores e empregados.

Para a fiscalização, a empresa optante pelo Simples Nacional atuava como uma pessoa jurídica interposta. Ou seja, apesar de existir formalmente como uma empresa independente, funcionava, na realidade, como um departamento das demais.

Qual foi a decisão?

O CARF negou provimento aos recursos apresentados e manteve a cobrança das contribuições previdenciárias patronais e das contribuições destinadas a terceiros após a exclusão da empresa do Simples Nacional.

A decisão não afirmou que empresas de um mesmo grupo são obrigadas a adotar o mesmo regime tributário. O ponto central foi a falta de autonomia da optante e o conjunto de provas de que a estrutura havia sido utilizada para obter uma vantagem tributária incompatível com a realidade da operação.

Esse detalhe é essencial. O problema não estava simplesmente na existência de vários CNPJs, mas no fato de que a separação formal não correspondia ao funcionamento verdadeiro do negócio.

Empresas do mesmo grupo podem estar em regimes diferentes?

Sim. Um grupo econômico pode possuir empresas no Simples Nacional, no Lucro Presumido e no Lucro Real, desde que sejam respeitadas as regras legais de cada regime.

Também é possível que uma empresa contrate empregados e preste serviços para outra. Essa organização, por si só, não caracteriza fraude ou simulação.

Imagine, por exemplo, uma empresa criada para centralizar determinados serviços administrativos do grupo. Se ela possui equipe própria, gestores responsáveis, contratos compatíveis, estrutura operacional, formação adequada dos preços e efetiva autonomia para executar suas atividades, existe uma operação real a ser analisada.

O cenário muda quando essa empresa não decide, não administra, não assume riscos e não possui estrutura própria. Se os trabalhadores são registrados em um CNPJ, mas recebem ordens, trabalham e atendem exclusivamente às necessidades de outro, pode surgir um forte questionamento sobre quem é o verdadeiro empregador e qual é a finalidade da estrutura.

Ter contratos e notas fiscais é suficiente?

Não necessariamente.

Contratos, notas fiscais, registros contábeis e transferências bancárias são fundamentais para comprovar uma operação. No entanto, esses documentos precisam refletir o que realmente acontece no dia a dia.

Não adianta um contrato afirmar que determinada empresa presta serviços com autonomia se, na prática, ela não controla os empregados, não define como o trabalho será realizado e não possui condições próprias para cumprir o que foi contratado.

Em uma fiscalização, a realidade dos fatos pode prevalecer sobre a aparência criada pelos documentos. Por isso, coerência é a palavra-chave: o contrato, a contabilidade e a rotina operacional precisam contar a mesma história.

Quais situações podem acender o alerta?

Alguns sinais podem aumentar o risco de uma estrutura ser questionada:

• funcionários registrados em uma empresa, mas subordinados aos gestores de outra;
• concentração de toda a folha de pagamento no CNPJ com menor carga tributária;
• contas bancárias e decisões financeiras controladas por outra empresa;
• ausência de gestores, equipamentos ou estrutura operacional próprios;
• dependência financeira constante de outras integrantes do grupo;
• compartilhamento de clientes, fornecedores e instalações sem justificativa adequada;
• cobrança de valores incompatíveis com o custo e a realidade dos serviços;
• contratos que não correspondem ao funcionamento efetivo do negócio;
• criação da empresa motivada exclusivamente pela redução de tributos e encargos.

Nenhum desses elementos, isoladamente, determina que exista fraude. A análise depende do conjunto dos fatos, da documentação e das características de cada operação.

A economia pode sair cara

Quando uma estrutura é considerada artificial, os efeitos podem ir muito além da perda da economia esperada.

A empresa pode enfrentar a exclusão do Simples Nacional, cobrança retroativa de contribuições previdenciárias, valores destinados a terceiros, juros e penalidades. Dependendo do caso, ainda podem surgir reflexos trabalhistas e responsabilização de outras empresas do grupo.

Por isso, uma estratégia que parece reduzir custos no curto prazo pode gerar um passivo muito maior no futuro.

Não existe regime tributário perfeito para todas as empresas

Nas redes sociais, é comum encontrar promessas de redução imediata dos impostos. Algumas afirmam que toda empresa deveria estar no Lucro Real. Outras defendem o Simples Nacional como a melhor opção em qualquer situação.

Nenhuma dessas afirmações pode ser aplicada de forma geral.

Uma empresa com margem baixa, despesas dedutíveis relevantes e controles bem estruturados pode encontrar vantagens no Lucro Real. Em outro cenário, o Simples Nacional ou o Lucro Presumido pode ser mais adequado. Tudo depende da atividade, do faturamento, da folha, das despesas, das margens e da forma como o negócio funciona.

O planejamento tributário precisa ir além da comparação de alíquotas. Também deve considerar os impactos contábeis, trabalhistas, previdenciários, societários e operacionais de cada mudança.

Planejamento seguro começa pela realidade

Antes de transferir funcionários, faturamento ou atividades entre empresas, é necessário responder algumas perguntas:

• Qual é o propósito econômico da mudança?
• Cada empresa terá uma função verdadeira dentro da operação?
• Haverá autonomia administrativa, operacional e financeira?
• Os contratos e valores praticados serão compatíveis com a realidade?
• A estrutura continuará fazendo sentido mesmo sem a economia tributária?

Se a resposta depender apenas do benefício fiscal, é hora de rever o planejamento com mais cuidado.

Economizar tributos de forma legal é possível e faz parte de uma boa gestão. O que não existe é fórmula mágica. Cada negócio possui uma realidade diferente e exige análise individual.

Antes de seguir recomendações genéricas ou estruturas vendidas como soluções prontas, escute seu contador e avalie todos os riscos envolvidos. Um planejamento bem feito reduz custos com segurança. Uma estrutura artificial pode apenas adiar uma cobrança — e torná-la muito mais cara.

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Fonte: Conselho Administrativo de Recursos Fiscais, Acórdão nº 2202-010.237, Processo nº 10920.721827/2013-55, sessão de 9 de agosto de 2023.